Übergabeprotokoll: Kostenlose Vorlage & wichtige Infos

Beim Verkauf oder der Vermietung einer Immobilie ist ein Übergabeprotokoll zwar nicht verpflichtend, aber äußerst empfehlenswert. Denn so können Sie eventuellen zukünftigen Streitigkeiten vorbeugen. Welche Angaben in einem Übergabeprotokoll nicht fehlen dürfen, wer für die Anfertigung verantwortlich ist und warum das Dokument so wichtig ist, erfahren Sie hier.

Das Wichtigste in Kürze:

• Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie bei Übergabe und dient als rechtlicher Nachweis für Käufer, Verkäufer, Vermieter oder Mieter.

• Es verhindert potenzielle zukünftige Streitigkeiten, indem es bestehende Mängel, Zählerstände und Zustände der Immobilie festhält.

• In das Protokoll gehören Angaben zu Zählerständen, Schlüssel, Zustand der Räume, vorhandene Mängel, übernommenes Mobiliar sowie das Übergabedatum und die Unterschriften beider Parteien.

Hier finden Sie auch eine praktische, kostenlose Vorlage zum Download.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ein Übergabeprotokoll?
2. Kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage zum Download
3. Wann muss ein Übergabeprotokoll angefertigt werden?
4. Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
5. Was muss während einer Übergabe mit dem Protokoll gemacht werden?
6. Wer ist für das Anfertigen des Übergabeprotokolls verantwortlich?
7. Fazit: Deshalb ist ein Übergabeprotokoll so wichtig?
8. Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll

1. Was ist ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe, sei es bei Vermietung oder Verkauf. Es dient dazu, etwaige Mängel, die zuvor übersehen wurden, schriftlich festzuhalten. Damit schafft das Protokoll eine klare Grundlage: Es hilft, den Vermieter oder Verkäufer bei verdeckten Mängeln zur Verantwortung zu ziehen und bewahrt den Mieter oder Käufer davor, für bereits bestehende Schäden zu haften. Laden Sie das PDF jetzt herunter und nutzen Sie es für Ihre Immobilie!

3. Wann muss ein Übergabeprotokoll angefertigt werden?

Das Übergabeprotokoll wird angefertigt, wenn der Zeitpunkt der offiziellen Übergabe der Immobilie an den neuen Eigentümer oder Mieter gekommen ist. Wer ein Haus, eine Wohnung oder ein Grundstück kauft, zahlt meist den Kaufpreis, bevor die Übergabe stattfindet. Da es sich bei dem Protokoll sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer um ein wichtiges Dokument zur Absicherung handelt, sollte die Schlüsselübergabe erst dann erfolgen, wenn das Protokoll vollständig ausgefüllt und von beiden Parteien unterschrieben wurde.

4. Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll ist grundsätzlich nicht verpflichtend, daher ist auch der Inhalt des Dokuments nicht vorgeschrieben. Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Inhalte für das Übergabeprotokoll einer Wohnung zusammen:

• Anschrift der Immobilie
• Zahl und Art der übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller etc.)
• Zählerstände von Strom, Gas und Wasser; gegebenenfalls Füllhöhe des Heizöltanks
• Etwaiges Mobiliar, das übernommen wird
• Je nach Fall: Detaillierte Auflistung aller baulichen und Ausstattungsmängel (inklusive Zeitpunkt, bis wann sie beseitigt werden) oder Vermerk, dass keine vorhanden sind
• Art der Immobilie
• Übergabedatum
• Vollständige Namen und Anschriften von Verkäufer und Käufer bzw. Vermieter und Mieter sowie jeweils deren Unterschrift
• Auflistung aller Räume

Achten Sie beim Übergabeprotokoll auf Vollständigkeit, um bereits existierende Mängel genau festzuhalten. Darauf sollten Sie besonders achten:

• Alle Zählerstände an Wasseruhren, Heizkörpern und Stromzählern müssen notiert werden. So kann bei einer späteren Beschwerde genau dargelegt werden, ab wann wer für Energie aufkommen muss.
• Der Außenbereich der Immobilie sollte genau inspiziert werden. Dazu gehören auch Schuppen, Garten und Terrassen. Hier können sich ebenfalls Mängel verstecken, die bei einem Innenrundgang übersehen werden.
• Für jeden einzelnen Raum sollte festgehalten werden, inwiefern noch Mängel bestehen oder ob der Raum frei von Mängeln ist. Darüber hinaus sollte festgehalten werden, wer sich um die Beseitigung der Mängel kümmert. Dazu gehört auch die Frage, wer mögliches Mobiliar entsorgt.

Besonderheiten: Übergabeprotokoll bei Eigentumswohnung oder Haus

Ein Übergabeprotokoll für Eigentumswohnungen oder Häuser sollte nicht nur den Zustand der Immobilie dokumentieren, sondern auch wichtige Unterlagen und Vereinbarungen zwischen Verkäufer und Käufer berücksichtigen. Dabei ist es essenziell, dass alle relevanten Details und Dokumente vollständig aufgeführt werden, um Missverständnisse oder Streitigkeiten zu vermeiden.

Deshalb: Im Übergabeprotokoll für Eigentumswohnungen und Häuser sollten auch die folgenden Details enthalten sein:

• Auflistung der Dokumente, die der Verkäufer dem Käufer überlässt, darunter: Energieausweis, Versicherungsscheine oder Grundsteuerbescheide
• Zahlungsdetails zu Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Versicherung, Grundsteuer
• Rechnungen über Renovierungsarbeiten, auf die noch Garantie besteht

5. Was muss während einer Übergabe mit dem Protokoll gemacht werden?

Bei einer Übergabe gehen beide Parteien die Immobilie meist Raum für Raum ab. Dabei halten der neue Eigentümer sowie der Verkäufer die Befunde zu eventuellen Mängeln in Form von Notizen im Wohnungs- beziehungsweise Hausübergabeprotokoll fest. Der Zustand der einzelnen Räume wird so gemeinsam geprüft. Im Übergabeprotokoll sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Funktionieren Heizung, Wasserhähne und Toilettenspülung?
• Ist die Immobilie frei von Schimmel?
• In der Kategorie Mängel sollten sämtliche Schäden festgehalten werden, von einem Sprung in der Scheibe bis zu Feuchtigkeitsschäden an der Decke.
• Sind Türen und Fenster dicht?

6. Wer ist für das Anfertigen des Übergabeprotokolls verantwortlich?

Da das Übergabeprotokoll sowohl für den Verkäufer als auch für den neuen Eigentümer von Interesse ist, sollten beide Parteien sich im Vorfeld mit der Thematik beschäftigen. In der Regel ist jedoch der Verkäufer für die Erstellung des Protokolls zuständig. Das Protokoll sollte immer in zweifacher Ausführung vorliegen, damit beide Parteien ein unterschriebenes Exemplar für ihre Unterlagen haben und bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Am besten wird das Protokoll gleich dreimal ausgestellt. Die dritte Ausführung geht dann als Informationsschreiben an die Versorgungsbetriebe.

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7. Fazit: Deshalb ist ein Übergabeprotokoll so wichtig

Wer seine Immobilie verkauft, hält die wichtigsten Vereinbarungen im Kaufvertrag fest. Dieser beinhaltet jedoch keine Informationen zu etwaigen Mängeln, dem Inventar oder den Zählerständen. Entsprechende Details werden im Übergabeprotokoll dokumentiert. Unstimmigkeiten oder gar Gerichtsverfahren wird so bereits im Ansatz vorgebeugt.

Wichtig ist auch, dass Mieter ihre Vermieter noch im Nachhinein zur Beseitigung von Mängeln verpflichten können, auch wenn diese bei der Übergabe verdeckt waren und deswegen nicht Teil des Übergabeprotokolls sind. Andersherum gilt, wenn Mieter absichtlich Mängel verschweigen, können die Vermieter noch nach Auszug zu deren Beseitigung auffordern.

Zu verdeckten Mängeln gehören etwa verstopfte Rohre, kaputte Heizungen und andere Defekte, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Falls Mängel in der Immobilie vorhanden sind, so sollten Vermieter und Mieter diese zusätzlich als Foto dokumentieren und dem Übergabeprotokoll beilegen. Sie gelten im Normalfall vor Gericht als Beweismittel.